Een opgeruimd bureau biedt ruimte aan strategie organisatie

Een opgeruimd bureau biedt ruimte aan strategie organisatie

Een tijd terug werd ik benaderd door HR manager (YACHT) Tom Kleizen die op dat moment interim werkzaam was bij een grote internationale organisatie. Zijn collega was bezig met het uitwerken van een Human Capital Project waarbij de teamleiders binnen de organisatie diverse trainingen aangeboden kregen om hun leidinggevende capaciteiten te vergroten cq. te verbeteren. Mijn SMART Organized één-op-één training waarbij de focus ligt op de kernactiviteiten, goede planning en focus, zou een prima aanvulling zijn binnen dat traject. Na een aantal gesprekken zijn we van start gegaan. De trainingen waren intensief, maar zo waardevol. En de resultaten per deelnemer positief. Het eerste traject is goed afgerond!

Graag deel ik met jullie het verhaal van mijn gastblogger Sandra van Dijk. 

Een overvolle agenda maakt onrustig
Mijn naam is Sandra van Dijk. Ik ben bij Yacht verantwoordelijk voor het Human Capital Project. Mijn opdracht was om vanuit de missie, visie en strategie van de organisatie  een passend leiderschapstraject te ontwikkelen voor de teamleiders. Na uitgebreid vooronderzoek werd het voor mij tijd om de verschillende onderdelen in te plannen in de toch al overvolle agenda’s van de teamleiders. En dat ging niet zonder slag of stoot.

Vooruitkijken kost tijd

Eén van de grootste problemen van de teamleiders was dat zij te veel geleefd werden door de waan van de dag. Hierdoor kwamen ze niet toe aan vooruitkijken op de plannen en daarop anticiperen. Als ik vroeg hoe ze hun afdeling efficiënt in gingen richten, kreeg ik steevast het antwoord ‘Ik zorg eerst dat ik de dag doorkom!’. Een rondje op de werkvloer bevestigde dit; het was vrijwel onmogelijk om een teamleider te spreken zonder gestoord te worden door allerlei ‘zaken tussendoor’. Hoe kan het hoger management dan verwachten dat deze groep zich gaat richten op het op tactisch niveau uitvoeren van strategische keuzes?

Opgeruimd werkt netjes

In het leiderschapstraject had ik om die reden een facultatief onderdeel ingebouwd: een dag begeleiding door Bettina Vrielink, trainer en professional organizer van SMART Organized. Bettina schuift een dag aan bij de teamleider en richt zich op het optimaliseren en structureren van diens werkplek- en werkwijze. Daarnaast zorgt zij ervoor dat de randactiviteiten zo ingeregeld worden, dat de teamleider zich weer gewoon met de kernactiviteiten bezig kan houden. Outlook wordt efficiënt ingericht, taakprioriteiten worden besproken en mappen of archiefkasten worden opgeschoond. Daarnaast wordt de teamleider getriggerd om na te denken over kwesties als delegeren, samenwerken, verantwoordelijkheid nemen, leiderschap en persoonlijke ambities.

Je bent zoals je plant
Het duurde even voordat de eerste teamleiders zich hiervoor aanmeldden. Jammer, omdat dit juist betekende dat het leiderschapstraject die gewraakte extra druk bleef leggen op hun agenda. Ik vermoed dat de waan van de dag ironisch genoeg weinig ruimte toeliet stil te staan bij plannen en organiseren. De reden dat het even duurde voordat de eerste teamleiders zich aanmeldden, kon ook zijn dat ze het spannend vonden dat iemand tot op detail een kijkje in je keuken neemt. Men organiseert het werk nu eenmaal op basis van bepaalde overtuigingen die niet gemakkelijk opzij gezet worden. Je agenda zegt veel over je eigen identiteit.

Ruimte voor de strategie

Inmiddels heeft het merendeel van de groep gebruik gemaakt van het aanbod van Smart Organized. En… ik zie geen overvolle agenda’s meer, hoor dat alle teamleiders hun agenda’s meer op elkaar gaan afstemmen en krijg zowaar vlot een reactie op mijn mails. Ik word niet meer overspannen als ik naar de bureaus van de teamleiders kijk en bovenal constateer ik dat er nu eindelijk tijd is om na te denken over hoe de strategie op tactisch niveau doorgevoerd kan worden op de afdeling.

Van slachtoffer tot stuurman
Bij de evaluatie van het leiderschapstraject vroeg men zich zelfs af waarom dit onderdeel niet verplicht was gesteld, terwijl ‘verplicht’ doorgaans een besmet woord is voor deze groep. En of ik bij het inplannen van trainingen de volgende keer wél even rekening wil houden met hun inmiddels gesynchroniseerde agenda’s. Natuurlijk, dat doe ik maar al te graag!

Wil je meer weten van de SMART Organized één-op-één training die deze teamleiders hebben gehad? Ben je benieuwd of dit ook kan werken voor jouw werknemers? Of heb jezelf behoeft aan overzicht structuur, betere planning en focus? Neem dan gerust contact met mij op via Bettina@smartorganized.nl of laat jou opmerking achter in onderstaand veld.

Gerelateerde artikelen