Effectief vergaderen is met deze tips kinderspel!

Vergaderen is kinderspel, je hebt het immers al zo vaak gedaan? Maar verlopen de vergaderingen ook zoals je zou willen? Altijd efficiënt, op tijd klaar, en er komen alleen relevante onderwerpen ter sprake? Niet?…dat dacht ik al.

In dit artikel geven we je tips die we zelf in de praktijk hebben gebracht en waarmee we het eindeloze vergaderen tot een effectieve en prettige manier van overleg maken.

Wil je effectief werken en ben je ’s morgens het meest productief?

Dan is het verstandig om de ochtenduren zoveel mogelijk vrij te plannen. Een manier om hier mee om te gaan is een beslissing voor jezelf te maken door bijvoorbeeld vergaderingen altijd plaats te laten vinden op een vast tijdstip. Bijvoorbeeld vanaf 11:00 uur en/of na de pauze vanaf 13:00 uur.

Bewaak de tijd en wees duidelijk

Geef aan dat het overleg niet langer dan 1 uur kan duren. Zo ben je helder en bewaak je je eigen tijd! Overleggen en vergaderingen zullen automatisch effectiever ingericht worden. Geef bij de medewerkers waar je veel mee te maken hebt aan dat je graag deze tijden wilt gaan aanhouden in de toekomst. Het zal even duren, maar uiteindelijk weten de collega’s wanneer jij bereikbaar bent en zullen ze hun agenda en vragen aanpassen op die tijdstippen. Houd er rekening mee dat je wat weerstand kunt ervaren. Maar geef niet op, het zal je rust, tijd en overzicht geven!

Maak de vergaderingen en agendapunten belangrijk

Wanneer jij aandacht schenkt aan de overleggen en deze belangrijk maakt, zal je merken dat de betrokkenen zich ook meer verantwoordelijk gaan voelen voor hun taak. De insteek is dat jij steeds minder achter zaken aan hoeft, maar meer moet gaan aansturen. Dit betekent dat je voor jezelf een goed overzicht moet hebben van de huidige situatie: aansturen, monitoren, bijsturen. Probeer te vermijden dat jezelf taken op gaat pakken die officieel bij iemand anders liggen.

Maak duidelijke en concrete afspraken tijdens het vergaderen

Afspraken die uit een vergadering voortvloeien, moeten zo concreet mogelijk zijn.
Om dat te checken kun je de volgende vragen stellen:

                    • Wat spreken we precies af?
                    • Wie is er verantwoordelijk voor de uitvoering daarvan?
                    • Hoe moet het precies gebeuren?
                    • Wanneer moet het beoogde resultaat bereikt zijn?
                    • Hoe krijgen we terugkoppeling?

Vergaderen is geen doel in zich

Vaak worden vergaderingen, zoals projectoverleggen standaard elke week of twee weken ingepland, zonder dat wordt nagegaan of de vergadering nodig is. Vergader echter alleen als het echt moet. Wil je toch informatie delen of iets afstemmen, maar is een vergadering dan net iets teveel van het goede? Plan korte overleggen met een kleine groep of loop ‘gewoon’ bij iemand binnen. Ook mail en telefoon zijn prima middelen voor korte vragen of om iets te bevestigen, of gebruik een app om iedereen in een op de hoogte te houden van de voortgang.

Wil jij ook meer overzicht in je overzicht en werkzaamheden?

SMART Organized geeft de training Plannen en Organiseren, want wij geloven dat wanneer medewerkers dit onder controle hebben, ze effectiever, succesvoller en met meer plezier kunnen werken en leven.

Gerelateerde artikelen