Tijdvreters

Iedereen heeft er in meer en mindere mate last van; tijdvreters. Hoe beter je je medewerkers kent, des te beter weet je wat een eventuele tijdvreter kan zijn. Wanneer je de tijdverslinders herkent kun je er beter op anticiperen. 

De meest voorkomende tijdvreters op een rij voor je:

1. Perfectionisme

 Je wilt graag alles heel goed doen?

Perfectionisme is een gevaarlijk tijdvreter. Natuurlijk is het belangrijk in elke organisatie dat er mensen zijn die de standaarden naleven en monitoren maar aan de andere kant kan perfectionisme ook lijden tot verlammingsverschijnselen. Dat wil zeggen het zorgt ervoor dat je niet verder komt met je project en je blijft ‘hangen’ op dat onderdeel waardoor je vast komt te zitten. Wanneer je niet op tijd ingrijpt, kan dit leiden tot fysieke problemen zoals angstaanvallen, hoge bloeddruk en stress, maar ook het plezier in je werk wordt minder.

Oplossing:
– Accepteer dat je alles goed wilt doen maar wees selectief met je perfectionisme
– Zet het in bij projecten waar adequaat werken gewenst is, en niet bij futiliteiten
– Probeer ook eens tevreden te zijn met een zo-zo taak
– Vraag hulp
– Delegeer

2. Procrastinatie oftwel…Uitstelgedrag

Je neemt je voor om de volgende dag met dat ene project bezig te gaan. Wanneer je op kantoor bent zie je ineens je kast, die eigenlijk heel vol staat en besluit daar mee aan de gang te gaan. Herkenbaar?

Het vrijwillig uitstellen van taken die men eigenlijk wil of moet doen en waarbij je weet dat het uitstel waarschijnlijk niet goed is en tot moeilijkheden of extra stress zal leiden. Daarom wordt procrastinatie soms ook irrationeel uitstel genoemd. Met andere woorden: door structureel procrastinatie te vertonen ben je bewust je eigen voortgang in zaken aan het saboteren.

Oplossing:
– Zoek uit waarom je uitstel gedrag vertoont. Is de taak te groot? Deel het op in kleine taken
– Bang voor de uitkomst? Denk aan andere succesvolle taken
– Stel deadlines voor jezelf om je zo te motiveren.
– Wees eerlijk naar jezelf toe, is er privé iets waar je je zorgen over maakt, zieke ouder/kind of hik je tegen dat ene project aan. Maak het bespreekbaar!

3. Interruptie door derden

Word je regelmatig gestoord tijdens het werk?

“Heb je even”, “kunnen we even bij elkaar zitten”, “kun je me even helpen?”

Dergelijke interrupties zijn plotselinge verzoeken die je niet had ingepland. Het juist dealen met dergelijke interruptie vergt wat moeite en is in sommige gevallen een delicate kwestie. Wanneer je namelijk met anderen werkt wil je hen niet teleurstellen en helpen. Maar wanneer je je voortdurend laat verleiden om in te gaan op de verstoringen zal je eigen werk eronder leiden.

Oplossing:
– Hou voor jezelf bij hoe vaak je gestoord wordt en neem dit mee in een vergadering
– Antwoord: “Ook wel 10, maar daarna moet ik echt verder” of “is het goed als we even later een moment plannen” Check eerst je agenda, op de vraag of je 5 minuten hebt.
– Wanneer je met meerdere mensen op 1 kamer zit is het verstandig afspraken met elkaar te maken. Je kunt namelijk niet alle verstoringen voorkomen. Je kunt afspraken maken over:
1) mensen die zomaar binnen komen vallen
2) over het aannemen van elkaars telefoontjes
3) elkaar niet storen wanneer een van beide geconcentreerd bezig is.

4. Vergaderingen

Een veel gehoorde klacht is het overmatig vergaderen binnen organisaties. Vaak zijn vergaderingen niet goed georganiseerd, geen duidelijke agenda, doel ontbreekt en te lang of de vergadering wordt op een ongunstige tijd georganiseerd.

Het is belangrijk dat een vergadering;
– nuttig is
– waardevolle informatie levert aan de deelnemer
– probleemoplossend is
– ideeën genereert
– tijd bespaart
– focus op de juiste koers heeft
– bijdraagt aan een goede verstandhouding met collega’s

Tips voor de manager:

• Vraag je af wat de waarde van de vergadering is en breng eens voor jezelf in beeld wat een vergadering kost per deelnemer. Op basis van een gemiddeld bruto inkomen kost een deelnemer ca. €10,50 p/uur. Dus, kan het overleg ook plaats vinden via de telefoon, of met een mail naar de stafleden? Staat er iets op de agenda wat beter 1 op 1 besproken kan worden?
• Verkeerde groep mensen, zorg ervoor dat je de juiste mensen bij elkaar hebt voor het te bereiken doel. Mensen die daadwerkelijk deelnemen in het te bespreken proces.
• Realiseer je als manager dat ook de deelnemers waardevolle tijd opgeven, en het waardevolle tijd van het bedrijf betreft.
• Wanneer je als manager respectvol omgaat met de tijd van de anderen zal de bijdrage aan de vergadering groter zijn en zullen deelnemers “minder moeilijk doen”.
• Maak een vergadering niet langer dan 30 minuten
• Nieuwe onderwerpen die aan bod komen. Opschrijven en een andere keer bespreken.
• Te laat komers, negeren. Start op tijd, en stop niet om ze bij te praten. Ze zullen zich bezwaard voelen en de volgende keer op tijd zijn.
• Evalueer de vergadering kort. Wat is er besproken, opgelost, acties à zorg altijd voor concrete data. Laat niet iets in de ‘ruimte’ hangen

E-mail

Hoe vaak komt het voor dat je een mail ontvangt en de afzender binnen 2 uur belt of je zijn mail al hebt ontvangen?

Van alle interrupties is e-mail op de huidige werkvloer de grootste stoorzender waaraan mensen zich makkelijk laten verleiden. En voordat je het weet ben je met heel andere zaken bezig dan je eigenlijk wilde.

Wat doe je als je een moment voor jezelf nodig hebt?

– mail uit
– telefoon uit
– deur van kantoor dicht
– telefoniste telefoontjes laten onderscheppen / notitie
– aangeven bij collegae dat je het komende uur niet gestoord wil worden

Bewustwording

De diverse afleiders zorgen ervoor dat onze productiviteit daalt, en planningen niet opgevolgd en gehaald worden. Ze zijn een continue aanslag op onze tijd. Tijdverslinders verslaan lukt nooit helemaal. Een stuk bewustwording draagt bij. Het is aan jezelf om de controle te nemen en consequent te zijn.
Wanneer je bewust bent over de tijd en je werkzaamheden en begrijpt dat je maar een x-aantal taken kan wegzetten in je werkdag, weet je ook dat je zelf regie kunt houden over je uren door betere keuzes te maken. SMART Organized geeft verschillende trainingen op het gebied van persoonlijke effectiviteit en teameffectiviteit.
En een beetje relativeren is ook fijn, want bedenk; iedereen heeft hier in meer of mindere mate last van!

Bron tijdvreters: Julie morgenstern, Never check e-mail in the morning